Wie is VIAvzw

VIA vzw is een in Vlaanderen gebaseerde vereniging, die interculturele communicatie wil bevorderen onder meer door het organiseren van culturele uitwisselingen door vrijwilligerswerk.

Respect voor het waardige leven van elke mens en diens persoonlijke integriteit zijn basiswaarden van VIA. Overeenkomstig onze waarden en idealen behandelen wij dus je persoonlijke gegevens en je privacy met respect. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is een uitdrukking van ons streven de Europese GDPR-wetgeving na te leven.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens.

    VIA VZW
    Belgiëlei 37
    2018 Antwerpen

    via@viavzw.be
    +32 3 707 16 14

Welke gegevens verzamelt VIAvzw?

VIAvzw is verwerkingsverantwoordelijke wanneer deze gegevens ons rechtstreeks toevertrouwd worden, en verzamelt en verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, volgende gegevens:

  • Identiteitsgegevens
  • Contactgegevens
  • Gezondheidsgegevens, indien opgegeven bij inschrijving voor een work@world project of voor zover relevant voor een bepaalde activiteit, en enkel voor de duurtijk die voor de uitvoering van het project of de activiteit in kwestie strikt noodzakelijk is.
  • Financiële gegevens
  • Informatie nodig voor je inschrijving
  •  Informatie nodig voor haar vrijwilligers

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Wij verwerken deze gegevens enkel om één van de redenen opgesomd onder artikel 3: ‘Doel verwerking persoonsgegevens’.

VIAvzw geeft geen persoonlijke gegevens door aan derde partijen, tenzij dit nodig is omwille van wettelijke verplichtingen of voor de uitvoering van het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn. Een voorbeeld is het vlot kunnen organiseren van onze vrijwilligersuitwisselingen in samenwerking met onze partners in binnen-of buitenland.

De gegevens die worden meegedeeld dienen juist en volledig te zijn. VIAvzw dient op correcte wijze geinformeerd te worden.  Gevoelige informatie dient daarom enkel in de daarvoor voorziene velden gecommuniceerd te worden of op de voorziene plaats, zodat het correct verwerken van gegevens mogelijk is.

Ook dien je enkel informatie aan te leveren die relevant is voor het doel waarvoor je gegevens aanlevert. '''Dit kan bijvoorbeeld een inschrijving voor een vakantie zijn.'''  VIAvzw is niet verantwoordelijk indien je overbodige informatie aanlevert.

Wij kunnen je gegevens gebruiken om je rechtstreeks te contacteren. Bij communicatie via elektronische wijze heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige elektronische communicatie.

Waarom verzamelt VIAvzw je gegevens?

VIAvzw verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen(bvb. Bijhouden van een vrijwilligersregister, opmaken van fiscale fiche).
  • Om een overeenkomst te kunnen sluiten en om een goede service te kunnen leveren die je van VIAvzw vzw mag verwachten, inzake administratie, evaluatie en praktische werking en organisatie van activiteiten studies, statistieken
  • Samenwerking met overheden in het kader van subsidieaanvragenen rapportering
  • Voor het het versturen van nieuwsbrieven, thematische mails en uitnodigingen (met je uitdrukkelijke toestemming[1]).
  • Voor direct marketing[2].
  • Voor bevragingen die wij gebruiken ter controle en ter verbetering van onze diensten en activiteiten.
  • Inzake verzekering waarbij VIAvzw in staat moet zijn om de verzekerde persoon individueel en uniek te identificeren.
  • Inzake boekhouding en financiële verwerking. Voor iedere persoon waarbij financiële transacties verbonden zijn worden gegevens bewaard. ( bvb. IBAN rekeningnummer, rijksregister nummer e.d. )

Bij de verwerking zal VIAvzw telkens haar eigen belang afwegen en dat van haar vrijwilligers tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen. Indien je niet akkoord bent met één van bovengenoemde verwerkingen, kan je zoals omschreven hiertegen bezwaar aantekenen.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling

Het verstrekken van persoonsgegevens aan VIAvzw is een noodzakelijk voorwaarde, wettelijke en/of contractuele verplichting voor het begeleiden of deelnemen aan een activiteit.

Aan welke derde partijen bezorgt VIAvzw je persoonsgegevens?

VIAvzw kan je persoonsgegevens bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij:

  • de uitvoering van een activiteit waaronder leveranciers, verblijfcentra, docenten, eigen vrijwilligers, …
  • de afhandeling van een schadegeval (bv. verzekeraar, (medische) experten en consultants, de bank, …)
  • wettelijke verplichtingen
  • met betrekking tot het versturen van nieuwsbrieven
  • sociaal secretariaat met betrekking tot personeelsleden
  • het verzorgen van de IT – internetomgeving ( via webhosting en externe IT ondersteuning, een vrijwilligersportaal, … )

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken en stellen we een  verwerkingsovereenkomst op om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verbintenis hebben. Belangrijk: VIAvzw verkoopt je persoonsgegevens niet!

Indien we je gegevens aan derden willen doorgeven die niet betrokken zijn bij bovenvermelde, zullen we je hiervoor eerst de toestemming vragen.

Je gezondheidsgegevens worden met extra zorg behandeld. Zo wordt in sommige omstandigheden gevraagd om medische informatie rechtstreeks naar de raadsgeneesheer van de verzekeringsmaatschappij te sturen.

VIAvzw streeft ernaar om je persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.  Indien dit niet het geval is (bvb. bij een schadegeval in het buitenland of voor de uitvoering van een overeenkomst met een buitenlandse tegenpartij), zal VIAvzw je hierover informeren.

Hoe lang slaat VIAvzw je persoonsgegevens op?

VIAvzw zal je persoonsgegevens enkel bewaren zolang deze gegevens nodig zijn voor de uitvoering van zijn taken en behartiging van zijn belangen zoals bij lopende overeenkomsten en contracten. Meer concreet betekent het niet langer bewaren van gegevens dat de gegevens geanonimiseerd worden. Dit houdt in dat we gegevens niet meer kunnen linken aan een persoon maar wel nog kunnen gebruiken in het kader van statische anaIyse. In onze systemen anonimiseren wij je gegevens ten laatste na de verjaring van de aansprakelijkheidstermijn of de maximum wettelijke termijn.

Onze systemen zijn correct beveiligd en er worden backups gemaakt.

In onze back-upsystemen worden je gegevens bewaard tot deze uit de aard van het bewaringssysteem zelf verwijderd worden. Wanneer een back-up gebruikt zou moeten worden, worden eerst de gegevens die niet meer nodig zijn voor de beschreven doeleinden verwijderd uit de actieve systemen.

Medische gegevens worden uiterlijk bijgehouden tot het verstrijken van de activiteit of zo lang dit vanwege een verzekeringsdossier of andere reden nodig is om tijdelijk langer bewaard te worden.

Hoe verkrijgt VIAvzw je persoonsgegevens?

Persoonsgevens kunnen op verschillende manieren tot bij VIAvzw komen:

  • Door je eigen verwerking ( bijvoorbeeld bij een inschrijving)
  • Door de inschrijving van een ouder, voogd of instelling verantwoordelijk voor de inschrijving ( noodzakelijk bij de inschrijving van een minderjarige).
  • In het kader van een samenwerking met een derde partij zoals een kortingpartner, samenwerkingsactiviteiten,
  • ia Google Analytics of een andere analysetool, zover die wordt gebruikt op onze web site of andere on line platformen. Google Analytics is afgestemd op de Europese wetgeving voor databescherming en biedt mogelijkheden om de gegevens geanonimiseerd te raadplegen. Wij gebruiken analysetools uitsluitend voor statistische doeleinden en niet voor het verzamelen van persoonsgegevens van specifieke personen.
  • oor emailcommunicatie, persoonlijke- of telefoongesprekken of andere elektronische vormen van communicatie tussen individuen en een medewerker of vrijwilliger waar gebeurlijk persoonsgegevens in meegedeeld worden en waarin men de expliciete wens uitgedrukt om informatie te verkrijgen, deel te nemen aan een activiteit, of zijn medewerking aan onze organisatie te verlenen.

Personen die in opdracht van VIAvzw kennis hebben van je gegevens zijn gehouden aan geheimhouding naar derden toe.

Wat zijn je rechten mbt je persoonsgegevens?

Je kan je persoonsgegevens inkijken

Als je wil weten of en welke persoonsgegevens VIAvzw van je verwerkt, kan je inzage vragen. VIAvzw zal je dan een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van de persoonsgegevens die zij in haar actieve bestanden verwerkt. Gezien de hoeveelheid persoonsgegevens die door VIAvzw verwerkt worden, verzoeken we om te preciseren om welke informatie of op welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft. Persoonsgegevens die enkel voorkomen in back-up- of logbestanden of niet rechtstreeks aan je gelinkt kunnen worden, zullen niet worden opgenomen.

Je kan je persoonsgegevens verbeteren

Als blijkt dat de persoonsgegevens die wij van je verwerken onvolledig of niet (meer) juist zijn, kan je deze (laten) aanpassen of vervolledigen.

Je kan je persoonsgegevens soms laten wissen

Je persoonsgegevens worden na verloop van tijd automatisch gewist. Meer uitleg hierover vind je onder "hoe lang slaat VIAvzw mijn gegevens op?". Als je denkt dat je persoonsgegevens ten onrechte worden verwerkt, kan je vragen dat VIAvzw deze vroeger wist. Indien bepaalde gegevens nog nodig zijn omdat er bijvoorbeeld nog een lopende overeenkomst is, kan het zijn dat gegevens niet zomaar gewist kunnen worden.

Je kan bezwaar aantekenen tegen bepaald gebruik van je persoonsgegevens

Het kan zijn dat je niet akkoord bent met een verwerking op basis van de rechtvaardige belangen van VIAvzw. In dat geval kan je bezwaar aantekenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens en zal VIAvzw jouw en haar specifieke belangen afwegen. Enkel als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder doorwegen dan jouw belangen (vb. fraudebestrijding) of in het kader van een (toekomstige) rechtsvordering, zal VIAvzw je persoonsgegevens verder verwerken.

Je kan vragen om je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij

Voor de persoonsgegevens die je zelf aan VIAvzw verstrekt en die met je toestemming of op basis van een overeenkomst en via een geautomatiseerd procedé verwerkt worden, kan je vragen dat ze overgedragen worden aan jezelf of iemand anders.

Kan je je toestemming intrekken?

Voor de persoonsgegevens die VIAvzw op basis van je toestemming verwerkt, kan je te allen tijde je toestemming intrekken. Als je je toestemming intrekt, kan het zijn dat VIAvzw bepaalde diensten niet meer kan leveren.

De intrekking betekent dat deze verwerkingen op basis van toestemming in de toekomst niet meer mogelijk zijn. De intrekking van je toestemming heeft niet tot gevolg dat verwerkingen die gebeurd zijn op basis van je toestemming plots niet meer geldig zijn.

Hoe kan je deze rechten uitoefenen?

Als je één van deze rechten wenst uit te oefenen is het belangrijk dat:

  • Je jouw vraag aan VIAvzw duidelijk formuleert (bvb. over welke informatie of welke activiteit je vraag gaat)
  • Je jezelf correct identificeert (vb. via een beveiligd online platform of via een kopie van de identiteitskaart).

Naargelang de omvang en de impact van je vraag, kan VIAvzw bijkomende informatie vragen.

Beheer en beveiliging

VIAvzw vindt het belangrijk dat je gegevens op een veilige manier worden behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en maatregelen om je gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. VIAvzw laat ook controles uitvoeren op deze beveiligingsmaatregelen.  Helaas is het uitwisselen van informatie via het internet nooit 100% veilig. Hoewel we er alles aan doen om de veiligheid van je gegevens te vrijwaren, kunnen we dit zelf niet op absolute wijze garanderen.

Server van VIAvzw

Onze eigen server en computers zijn beveiligd met encryptie van gegevens.
Er is een wachtwoordbeleid en toegangsbeheer tot de gegevens op de computers en servers. Er is enkel externe toegang tot het netwerk en server mogelijk via beveiligde connectie.

CRM Database

VIAvzw maakt gebruik van een CRM database in eigen beheer, die geschikt is voor gebruik in overeenstemming met de GDPR richtlijnen.

Google G-suite

VIAvzw gebruikt Google G-Suite voor e-mail, agenda, contacten en tijdelijke opslag van documenten. Google is in orde met de GDPR richtlijnen.

VIAvzw hanteert voor al zijn Google-accounts ook de verplichte twee-staps authentificatie om te waarborgen dat enkel bevoegde personen de Google gegevens kunnen raadplegen.

Klachten

Je kan zowel met VIAvzw contact opnemen als met de Gegevensbeschermingsautoriteit indien je een klacht hebt.

Update van de privacy verklaring

VIAvzw kan zijn privacyverklaring bijwerken naar aanleiding van gewijzigde diensten, feedback van deelnemers of wijzigingen in de privacywetgeving. De laatste versie met datum van de laatste wijziging vind je steeds op onze website www.viavzw.be.

Meer informatie over de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens vind je terug op www.privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook klacht indienen.

Heb je vragen?

Voor vragen of klachten over de uitoefening van je rechten kunt je terecht bij VIAvzw vzw per mail via via@viavzw.be, telefonisch op het nummer 016/350.550 of op het adres Belgiëlei 37, 2018 Antwerpen.

Noten

[1] Bepaalde persoonsgegevens worden alleen verwerkt omdat je VIAvzw hiervoor toestemming hebt gegevens. Deze toestemming kan je steeds en zonder dit te moeten motiveren, intrekken. (zie "toestemming")

[2] VIAvzw wenst je producten en diensten aan te bieden die relevant zijn voor jou. VIAvzw kan gebruik maken van je persoonsgegevens om aan direct marketing te doen, specifiek gericht op wat je als klant in het verleden reeds bij VIAvzw deed. Door je persoonsgegevens te analyseren, geniet je van een aanpak op maat en kan VIAvzw je gepersonaliseerde voorstellen doen. Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing, zal VIAvzw de verwerking voor dit doeleinde beëindigen.