|
Wanneer mag ik mijn reis ?
Zodra je weet aan welk project je wil deelnemen, heb je twee keuzes;
1. Online op de website www.workcamps.info Na registratie krijg je een bevestigingsmail waar je op klikt, vervolgens log je in op de site en kan je je inschrijven voor een project. 2. Samen met de placement officer van VIA Contacteer ons via mail op placements@viavzw.be of bel ons en we maken zo snel mogelijk tijd voor jou om een project te kiezen. ik heb me ingeschreven voor een work@world-project. Wat doe ik nu?
Het proces vanaf jouw aanvraag online tot de aanvaarding of weigering van je deelname in een project naar keuze verloopt - normaal gezien - steeds binnen de 5 werkdagen*. Wij sturen je een bevestigingsmail vanaf het moment dat we jouw aanvaarding van de partner ontvangen, met de vraag om jouw deelname aan het project te bevestigen. Je status in het online platform verandert dan van "place offered to volunteer" naar "place confirmed by volunteer". Verder betaal je het bedrag voor lidmaatschap bij VIA, de verzekering en administratiekosten best binnen de 10 dagen na aanvaarding. Wanneer we een printscreen van je betaling ontvangen in mail of jouw bijdrage op onze rekening zien verschijnen is de inschrijving officieel en je plaats in het project verzekerd. Vanaf dan kan je je reis beginnen boeken of je vervoer regelen.
Voor projecten binnen België betaal je €130. Voor projecten in het buitenland betaal je €160. Dit doe je op het rekeningnummer van VIA: BE97 0012 0850 8549 met vermelding van je naam en adres. Let op: afhankelijk van je bestemming moet je een extra bedrag betalen aan de partner van het project. Deze som hoeft NIET naar VIA gestort te worden en deze kost wordt duidelijk vermeld bij zowel de korte als de lange beschrijving van het project op www.workcamps.info. Wanneer er bij het selectieproces gebaseerd is op een skype-gesprek met de project partner wordt dit duidelijk vermeld onderaan in de projectbeschrijving online. In dat geval kan het selectieproces langer duren, afhankelijk van je eigen beschikbaarheid en die van de partner. Deze informatie wordt duidelijk meegedeeld door jouw VIA-placement officer gecommuniceerd in mail volgend op je aanvraag. De meeste projecten hebben geen extra motivatie brief of skype gesprek voorafgaand. Skype-gesprekken zijn eerder uitzondering dan de regel, in het algemeen ontvang je binnen de 48 uur na inschrijving uitsluitsel over je deelname. Hou rekening bij het boeken van je vervoer met de start en einddatum van je kamp: dag 1 is de dag van aankomst. Meestal is tussen 12u tot 16u op een gemeenschappelijke plaats waar er openbaar vervoer is (luchthaven, stations, ...). Een overzicht van websites van openbaar vervoer ter plaatse, de exacte locatie en/of uur, adressen, contactgegevens enzovoort worden opgesomd in een pdf-file opgemaakt door het project van jouw keuze. Dit ontvang je in mei - juni of ten laatste 4 weken voor vertrek. VIA heeft geen invloed op de timing hiervan, en is afhankelijk van de project partners, maar contacteer ons gerust voor meer informatie. We helpen waar we kunnen, en spelen de vragen door naar onze partners. De laatste dag van je project is de vertrek-dag en kan je naargelang de mogelijkheden tot vervoer en wat het beste bij jou past vertrekken. Indien je project van 1 tot 14 juli loopt dan is 1 juli de aankomst-dag en 14 de vertrek dag. De eerste volledige project dag is in dit voorbeeld 2 juli en de laatste volledige dag is 13 juli (met een afscheidsmoment). Het is de bedoeling dat zowel aankomst en vertrek op het project ook effectief op de daarvoor voorziene dagen plaats vindt. Welke officiële papieren heb ik nodig?
De documenten die je nodig hebt, hangen af van je bestemming.
Voor een reis binnen de Europese Unie, is je Belgische identiteitskaart voldoende. Voor een reis buiten de Europese Unie, heb je een internationaal paspoort of ‘reispas’ nodig. Dit paspoort dien je persoonlijk aan te vragen bij je gemeente. Let op: het kan enkele weken duren voor je dit paspoort ontvangt! De productietijd kan in drukke periodes tot wel zes weken duren. Wacht dus zeker niet te lang met je aanvraag! Voor een aantal andere bestemmingen heb je een visum nodig. Deze stempel in je internationaal paspoort verleent je toegang tot een land gedurende een bepaalde periode (maximaal drie maanden). De stempel verkrijg je bij de ambassade (of consulaat) in Antwerpen of Brussel van het land waar je naartoe gaat. Voor de landen Armenië, Kazakstan, Oezbekistan, Russische Federatie en Wit-Rusland heb je enkele documenten van VIA nodig voordat je je visum in orde kan brengen. Enkele opmerkingen:
Surf ook zeker eens naar het van Ministerie van Buitenlandse Zaken voor meer info over de overeenkomsten, akkoorden en verstandhouding tussen verschillende landen. Voor meer informatie mag je ons altijd contacteren! Wanneer moet ik aankomen en wanneer vertrek ik terug naar huis?
De eerste dag van je project is de dag waarop je aankomt en de laatste dag is de dag waarop je weer vertrekt. Als er dus bij je projectbeschrijving staat "12/08-26/08", betekent dit dat je op 12/08 toekomt en op 26/08 weer vertrekt.
Let op, soms wordt er op jouw bestemming een oriëntatie gepland vóór de eigenlijke startdatum van je project. De exacte tijd en plaats van afspraak worden dan vermeld in de infosheet. Wees dan zeker op tijd want in dit geval kan het zijn dat je het project niet op eigen houtje kan bereiken (omwille van openbaar vervoer of omdat het afgelegen is). Kom best niet te vroeg in de morgen of te laat ’s nachts aan op je bestemming. Ergens in de loop van de dag is ideaal want dan is er zeker iemand van de organisatie aanwezig en is er voldoende tijd om kennis te maken met de andere vrijwilligers en de mensen van het project. Bij Work@World in de verder afgelegen Zuiderse landen is het veilig om bij het boeken van je vliegticket een ruimere marge te nemen voor je aankomst omwille van het het lokale vervoer. Het is daarom aangewezen om reeds één dag voor het vrijwilligersproject start toe te komen in het land. Bovendien kan het bij elk project ook het leuk zijn om nadien nog een dagje, weekje of maandje langer in de omgeving te blijven. Als je vroeger aankomt of later terugkeert dan de aangeduide periode, dan zorg je zelf voor verblijf. VIA en haar partnerorganisaties kunnen je hier helaas niet mee verder helpen (tenzij per uitzondering anders vermeld in de infosheet), dus het is belangrijk dat je je in dat geval zelf goed voorbereid. Vergeet tenslotte niet dat, wanneer je bent ingeschreven voor een Work@World-reis, je ook het engagement voor de volledige periode aangaat. Je komt met andere woorden best niet later aan en vertrekt ook niet vroeger. Dit is niet leuk voor de andere deelnemers en voor de lokale mensen van het project. krijg ik nog meer informatie over mijn vrijwilligersproject?
Zodra VIA de infosheet krijgt van haar partner in het land van jouw vrijwilligersproject, ontvang je die via mail. Hierin vind je gedetailleerde informatie over het vrijwilligersproject, wat je moet meebrengen, hoe je op het project geraakt, contactgegevens, …
Normaal gezien krijg je dit ten laatste 4 weken voor vertrek. Heb je vroeger al vragen, geef gerust een seintje, en we helpen je graag verder! hoe bereid ik mij voor?
VIA wil je zo goed mogelijk helpen bij de voorbereiding van je project en organiseert daarom elk jaar een aantal info-momenten en voorbereidingsdagen. Deze kan je vinden op onze kalender hier online en op onze facebook.
Dit is alvast een aanrader voor wie de eerste keer met VIA vertrekt, aangezien je hier na concrete en praktische informatie en training heel wat nuttige tips & trucks ontvangt van andere VIA-leden. Afhankelijk van de keuze en land van project is deze voorbereiding verplicht, wat duidelijk vermeld staat bij de project beschrijving en/of gecommuniceerd wordt door de placement officer van VIA bij de aanvaarding van je project. Dit is het geval in Noord-Zuid projecten en conflict landen, waarvoor wij samen werken met onze partner SCI Belgium, gevestigd in Brussel, voor Afrika en Azië. Verder krijgt iedereen een uitgebreide informatie bundel of info sheet van je project ten laatste 4 weken voor vertrek. Hier staan alle adressen, contactgegevens, websites voor openbaar vervoer in opgesomd, achtergrond van je project, ... We raden je natuurlijk aan om zelf ook enige voorbereidingen te treffen. Zo kan je zelf al heel wat informatie verzamelen over het land en de cultuur waarin je terecht zal komen. Op die manier kan je je verwachtingen ook beter inschatten. Zijn er nog extra invulformulieren voor mijn vrijwilligersproject?
Soms zijn extra documenten nodig vooraleer je op Work@World-reis kan vertrekken. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke situaties waarin extra documenten vereist zijn.
Voor bepaalde vrijwilligersprojecten is er een extra inschrijvingsformulier nodig ofwel voor het visum (Russische Federatie, Armenië,… ), ofwel vanuit plaatselijke overheidsvereisten (Australië). Dit staat vermeld op de website bij het desbetreffende project, ofwel heeft VIA dit meegestuurd met je bevestigingsmail. Als dit het geval is en je nog niets ontvangen hebt, vraag dit dan zo snel mogelijk op bij VIA en stuur dit ingevuld terug. Wees snel want dat kan belangrijk zijn voor je visum of inschrijving. Omwille van de bescherming van kinderen, jongeren, zieken, bejaarden,… is het in een aantal landen (Australië, Ierland, Groot-Brittannië,…) een overheidsvereiste dat iedereen die met één van deze groepen gaat werken een (of meerdere) referentie(s) voorlegt waarin iemand die je kent garant staat voor je betrouwbaarheid (zie inleiding bij het land van jouw vrijwilligersproject in de brochure). Indien dit een vereiste is voor jouw project zal VIA je hiervoor contacteren. Voor bepaalde vrijwilligersprojecten wordt eveneens gevraagd een verklaring te ondertekenen waarbij je zelf aangeeft een betrouwbaar persoon te zijn. Ook hiervoor zal VIA je contacteren indien nodig. Uitzonderlijk wordt voor één enkel vrijwilligersproject ook al eens een 'bewijs van goed gedrag en zeden' gevraagd (te verkrijgen bij de politie indien er niets op je strafblad staat). In dit geval neemt VIA contact met je op. Belangrijk is dat je in dit geval deze formulieren zo snel mogelijk ingevuld opstuurt naar VIA. De partner behoudt zich het recht toe jouw deelname te annuleren indien zij deze formulieren niet tijdig van VIA ontvangt. ik heb een beperking? kan ik mee op vrijwilligersreis?
VIA houdt rekening met iedereen! Het Work@World-programma staat daarom open voor mensen met een fysieke of mentale beperking. Het kan wel gebeuren dat een project niet toegankelijk is voor rolstoelgebruikers.
Neem gerust contact op met het VIA als je denkt dat je handicap een hindernis zou kunnen zijn. Dan zoeken we samen naar een vrijwilligersproject dat volledig aan jouw wensen voldoet! met welke groep ga ik op reis?
De exacte samenstelling van je groep ter plaatse zal altijd een verrassing zijn! VIA organiseert haar reizen zo internationaal mogelijk. Daarom zullen er meestal maximaal twee vrijwilligers van dezelfde nationaliteit toegelaten worden per groep (de lokale vrijwilligers niet meegeteld natuurlijk).
Soms geraken de vrijwilligersprojecten niet helemaal volgeboekt of zijn er plots veel meer lokale vrijwilligers. Daarom zal de samenstelling van de groep er misschien anders uitzien dan vermeld bij de projectbeschrijving. Je leert je groep kennen wanneer je arriveert en dat zorgt voor een ontmoeting met nieuwe mensen en nieuwe culturen! kan ik samen reizen met iemand van hetzelfde vrijwilligersproject?
Je kan bij VIA opvragen of er een andere Vlaamse vrijwilliger zal deelnemen aan jouw project. VIA zal je dan het telefoonnummer of e-mailadres van deze vrijwilliger bezorgen zodat je eventueel kan afspreken om samen te reizen.
In de meest gevallen ben je echter de enige Vlaamse vrijwilliger. In dat geval kan je contact opnemen met SCI Belgium (de Waalse partner) via outgoing@scibelgium.be of met VIA Nederland via vianl.placement.in@xs4all.nl om te horen of zij iemand hebben geplaatst op jouw project. Vernoem hierbij de exacte code, naam en data van het project en dan kunnen zij je al dan niet de gegevens doorgeven van de vrijwilliger. houdt er iemand een oogje in't zeil?
Eén ding is zeker: VIA rekent op je eigen zelfredzaamheid en actieve betrokkenheid. Het Work@World-programma heeft immers als unieke eigenschap dat alle vrijwilligers mee vorm kunnen geven aan het project en dat er eigenlijk geen sprake is van een vastomlijnd en tot in details uitgewerkt programma. Een Work@World is dus een groepsgebeuren waarbij iedereen actief betrokken wordt.
Dit betekent echter niet dat je er alleen voor staat! Elke reis heeft een begeleider, een vrijwilliger die zich met al zijn enthousiasme inzet voor een goede ondersteuning van de groep. Zijn rol bestaat erin een brug te slaan tussen de groep vrijwilligers en het project zelf. Zo kan je bijvoorbeeld met praktische vragen bij hem of haar terecht. Maar een vrijwilligersproject betekent ook een gedeelde verantwoordelijkheid van de groep tegenover elkaar en de lokale vrijwilligers. Dit wil zeggen dat verkeerde verwachtingen, frustraties, voorstellen en moeilijkheden in de groep ook samen met de groep aangepakt moeten worden. Daarnaast zijn er op jouw bestemming natuurlijk veel mensen die hulp bieden en contact houden met VIA. Je staat er dus zeker nooit alleen voor! wat als ik mijn Work@world-reis moet annuleren?
We hopen natuurlijk dat je je reis niet hoeft te annuleren. Dat zou ook jammer zijn voor de organisatoren van het vrijwilligersproject. Zij rekenen immers op jouw hulp.
Indien je echt niet kan deelnemen, neem dan zo snel mogelijk contact op met een VIA-medewerker met de vermelding waarom je de reis wil annuleren. Als je tot één maand voor de start van je vrijwilligersproject annuleert, krijg je 50 euro terugbetaald. Voor latere annuleringen kan VIA geen terugbetalingen uitvoeren, tenzij in geval van duidelijke overmacht. Je kan ook niet zomaar van project wisselen. Als je een project annuleert en je jezelf wil inschrijven voor een ander project, dan gelden dezelfde annuleringsvoorwaarden en betaal je opnieuw inschrijvingskosten. Work@world: wil dat zeggen 'tentenkamp'?
Je verblijfplaats wordt altijd meegedeeld in de infosheet. Een Work@World-reis is weliswaar geen luxevakantie. De accommodatie is doorgaans sober en in de meeste gevallen deel je een slaapruimte met andere vrijwilligers. Soms verblijf je op het project zelf, soms erbuiten bij vrijwilligers of bij een ander project. Als je in een gastfamilie verblijft, wordt dit vermeld op de infosheet. Ook als je een bepaalde afstand moet afleggen tussen de slaapplaats en het project, staat dit vermeld. Enkel wanneer het project wordt georganiseerd i.s.m. de plaatselijke overheid of als het project gratis verblijf ter beschikking krijgt, kan het al eens gebeuren dat je in een hotel verblijft. Voorzie hoe dan ook een slaapzak.
Heb je slaapproblemen of zijn er problemen met de accommodatie, bespreek dit dan met de Work@World-begeleider ter plaatse of met de mensen van het project. Samen met hen zorgen we dan voor een oplossing! Bij sommige vrijwilligersprojecten is de accommodatie heel erg sober. Zo is het mogelijk dat er geen douche aanwezig is, maar enkel een tuinslang. Of je slaapt in tenten. Soms wordt er zelfs gevraagd om je eigen tent mee te nemen. Dit staat dan uiteraard in de infosheet vermeld. In zulke gevallen stel je jezelf best flexibel op, maar je houdt er sowieso een unieke Work@World-ervaring aan over. Staat jouw vraag er niet tussen?Neem dan gerust contact met ons op!
|
